Le Mythe de la Productivité Universelle : Pourquoi le ‘One Size Fits All’ ne Fonctionne Pas en Productivité
Je ne sais pas pour vous, mais dans ma vie et dans mon activité d’indépendante, il y a toujours quelque chose de plus à faire. Cela conduit souvent à un problème : sans une définition claire de ce qu’est une journée productive, il semble qu’on n’en fait jamais assez. Pire encore, cette poursuite perpétuelle de « plus » nous empêche de reconnaître et d’apprécier ce que nous avons réellement accompli. J’ai expérimenté différentes méthodes de productivité et voici ce que j’ai appris : le système de productivité parfait n’existe pas. Il est essentiel de personnaliser nos systèmes en fonction de nos circonstances, de notre mode de vie et de nos objectifs.
Dans ce post, je vais présenter quelques-unes des méthodes de productivité les plus couramment utilisées, en mettant en évidence leurs principes, avantages et inconvénients pour que vous puissiez choisir celle qui correspond le mieux à votre vie actuelle.
Time Boxing
- Principe : Diviser votre journée en blocs de temps pour vous concentrer sur des tâches spécifiques.
- Comment le mettre en place : Utilisez un agenda ou une application de calendrier pour assigner des blocs de temps à chaque tâche ou groupe de tâches.
- Avantages : Augmentation de la concentration et minimisation des distractions.
- Inconvénients : Peut être rigide et difficile à suivre lorsque des imprévus surgissent.
Supposons que vous ayez plusieurs tâches à accomplir dans la journée : répondre à des e-mails, travailler sur un projet et lire un rapport. Vous pourriez utiliser la méthode du Time Boxing en allouant, par exemple, 9h00 à 10h00 pour les e-mails, 10h30 à 12h30 pour le projet et 14h00 à 15h00 pour la lecture du rapport. Ainsi, chaque bloc de temps est dédié à une tâche spécifique, vous aidant à rester concentré et efficace.
Matrice d’Eisenhower
- Principe : Classer vos tâches en quatre catégories : urgent/important, important/pas urgent, urgent/pas important, ni urgent ni important.
- Comment le mettre en place : Utilisez une feuille de papier ou une application dédiée pour créer une matrice et classer vos tâches.
- Avantages : Excellent pour la priorisation et la focalisation.
- Inconvénients : Peut prendre du temps pour la mise en place et nécessite une révision régulière.
Revenons à la journée où vous devez répondre à des e-mails en attente, avancer sur un projet en cours et lire un rapport. Avec la Matrice d’Eisenhower, vous placeriez ces tâches dans la matrice comme suit : « Répondre aux e-mails en attente » pourrait être classé comme urgent mais pas important, « Avancer sur le projet X » comme important et urgent, et « Lire le rapport sur le secteur Y » comme important mais pas urgent. Cette classification vous aide à prioriser votre temps et vos efforts, vous permettant de vous concentrer d’abord sur ce qui est à la fois urgent et important.
Getting Things Done (GTD)
- Principe : Capturer toutes les tâches et idées dans un système externe pour ensuite les trier, les organiser et les prioriser.
- Comment le mettre en place : Utilisez une application de prise de notes comme Notion ou de gestion de tâches pour enregistrer toutes vos tâches, puis suivez un processus pour les trier et les planifier.
- Avantages : Libère votre esprit et vous permet de vous concentrer sur l’exécution.
- Inconvénients : Peut être complexe à mettre en place et à maintenir.
Reprenons le même exemple: imaginons que votre journée soit remplie de diverses responsabilités : vous devez répondre à des e-mails en attente, faire progresser un projet spécifique et passer en revue un rapport. En adoptant l’approche GTD, la première étape serait de saisir ces différentes tâches dans une application dédiée à la gestion de tâches. Vous inscririez des actions précises comme « Traiter les e-mails en attente », « Faire avancer le projet X » et « Analyser le rapport sur le secteur Y ». Une fois ces tâches capturées, vous les organiserez en fonction de leur importance et de leur urgence, et vous leur attribuerez un moment précis pour les réaliser. Ce système vous permet de libérer votre esprit de la charge mentale de tout retenir, vous donnant ainsi la liberté de vous concentrer pleinement sur chaque tâche individuelle, tout en sachant que les autres sont bien prises en compte et programmées.
Méthode Kanban
- Principe : Suivre les tâches à faire, en cours et terminées sur un tableau visuel.
- Comment le mettre en place : Utilisez un tableau physique avec des Post-its ou une application en ligne comme Trello.
- Avantages : Excellent pour les projets en équipe et la visualisation du flux de travail.
- Inconvénients : Peut devenir encombré et difficile à gérer pour des projets très complexes.
Imaginons que vous ayez les mêmes tâches que précédemment : répondre à des e-mails en attente, avancer sur un projet en cours, et lire un rapport. Vous créeriez trois colonnes sur votre tableau Kanban : « À faire », « En cours », « Fait ». Vous placeriez alors des Post-it ou des cartes numériques représentant chacune de ces tâches dans la colonne « À faire ». À mesure que vous progressez dans chacune de ces tâches, vous déplacerez les Post-it ou les cartes numériques vers la colonne « En cours », puis enfin vers la colonne « Fait » une fois les tâches accomplies. Ce système vous donne une vision claire de l’état d’avancement de vos projets et des tâches à venir.
Technique du Zéro Inbox
- Principe : Maintenir une boîte de réception e-mail vide ou presque vide.
- Comment le mettre en place : Triage régulier des e-mails, transformation en actions, archivage ou suppression.
- Avantages : Réduit le stress et les distractions liés à l’e-mail.
- Inconvénients : Peut devenir une obsession et détourner l’attention de tâches plus importantes.
Batch Processing
- Principe : Regrouper des tâches similaires et les accomplir en une seule session.
- Comment le mettre en place : Identifiez des tâches similaires et allouez un créneau horaire spécifique pour les réaliser.
- Avantages : Améliore l’efficacité et la qualité du travail.
- Inconvénients : Peut être difficile si les tâches nécessitent des niveaux différents de concentration ou d’habileté.
En prenant comme point de départ notre exemple habituel de tâches quotidiennes — répondre à des e-mails, avancer sur un projet et lire des rapports — l’application de la méthode de « Batch Processing » devient éloquente. Imaginez allouer une heure chaque matin uniquement pour vous concentrer sur la réponse à tous vos e-mails. Ensuite, vous réserveriez une autre tranche horaire pour plonger dans le développement de votre projet, suivie d’une période dédiée à la lecture de tous les rapports nécessaires. Cette organisation en « lots » de tâches similaires vous permet non seulement de vous concentrer pleinement sur chaque catégorie de tâches, mais elle optimise aussi votre efficacité et la qualité de votre travail.
Règle des deux minutes
- Principe : Si une tâche prend moins de deux minutes, faites-la immédiatement.
- Comment le mettre en place : Intégrez cette règle dans votre flux de travail quotidien.
- Avantages : Élimine rapidement les petites tâches qui peuvent s’accumuler.
- Inconvénients : Peut créer des distractions si mal appliquée.
Reprenons notre exemple type de journée, comprenant des tâches telles que répondre à des e-mails, travailler sur un projet et lire des rapports. Dans ce contexte, vous recevez un e-mail demandant une information facile à fournir. Plutôt que de le marquer pour réponse ultérieure, vous appliquez la « Règle des deux minutes » et répondez immédiatement. De cette manière, vous éliminez rapidement une petite tâche qui, si elle était remise à plus tard, pourrait s’ajouter à une liste déjà longue de choses à faire.
Eat That Frog
- Principe : Commencer la journée en accomplissant la tâche la plus difficile et la plus importante.
- Comment le mettre en place : Identifiez votre « grosse grenouille » la veille et attaquez-vous-y en premier le lendemain matin.
- Avantages : Libère de l’énergie mentale pour le reste de la journée.
- Inconvénients : Peut être décourageant et difficile à maintenir à long terme.
Méthode 3-3-3
- Principe : Consacrer 3 heures par jour à vos tâches les plus importantes sans distractions, gérer 3 tâches urgentes et importantes, et enfin aborder 3 tâches de « maintenance ».
- Comment le mettre en place : Planifiez vos 3 heures de concentration intense sur votre calendrier et choisissez à l’avance les 3 tâches urgentes et les 3 tâches de maintenance que vous aborderez.
- Avantages : Cette méthode est particulièrement bien adaptée aux créatifs et aux entrepreneurs qui ont des horaires flexibles. Elle vous force à prioriser et à vous concentrer sur ce qui est vraiment important.
- Inconvénients : Si vous avez un emploi du temps très chargé ou structuré, il peut être difficile de trouver 3 heures continues pour vous concentrer sur une seule tâche.
Selon la méthode 3-3-3, vous pourriez allouer une plage de 3 heures dans la matinée pour travailler sans interruption sur le projet qui vous tient le plus à cœur. Ensuite, vous choisiriez 3 tâches urgentes, par exemple, répondre à un e-mail important d’un client, finaliser une proposition commerciale et passer un appel stratégique. Enfin, pour les tâches de maintenance, vous pourriez choisir de trier votre boîte de réception, mettre à jour votre calendrier et organiser votre espace de travail.
Dernièrement, personnellement, j’ai adopté la méthode 3-3-3 qui, je trouve, se marie parfaitement avec mon rythme de vie en tant qu’entrepreneuse et coach. C’est la preuve que la clé de la productivité n’est pas de trouver une méthode unique qui convienne à tout le monde, mais de personnaliser votre approche en fonction de vos besoins, de votre mode de vie et de vos objectifs.
Chaque méthode de productivité a ses avantages et ses inconvénients, y compris celle que j’utilise actuellement. Le secret réside dans la personnalisation de ces systèmes pour les adapter à votre vie actuelle. Prenez le temps de comprendre ces différentes méthodes et d’expérimenter avec elles ; vous pourriez bien créer un système de productivité qui vous est propre et qui vous permet d’apprécier vos réalisations au lieu de toujours chercher « plus ».
